La facture n’est pas qu’un simple document : elle a aussi une valeur légale.
Pour détenir un caractère officiel, et ainsi permettre la récupération de la TVA et la déduction fiscale, elle doit respecter certaines obligations. Ainsi, elle doit comporter le terme « facture » pour être identifiée en tant que telle, et un certain nombre de mentions légales obligatoires.
- La date d’émission de la facture : c’est la date à laquelle vous réalisez la facture.
- La numérotation de la facture : c’est un numéro qui est propre à chaque document de facturation établi. Vous devez choisir votre séquence chronologique qui doit être continue. Optez pour une numérotation à l’année (2016-1) ou par mois (2016-01-1). Elle doit apparaître sur toutes les pages qui composent une facture.
- Date de la vente ou de la prestation de service.
- L’identité de l’acheteur ou du client : il s’agit du nom du client ou de la dénomination sociale ainsi que l’adresse précise.
- L’identité de vendeur ou du prestataire : ici aussi devront apparaître le nom et prénom de l’entrepreneur, la dénomination sociale de la société (avec le numéro de SIREN ou SIRET). Pour un commerçant, faites figurer le numéro RCS et pour un artisan le numéro d’inscription au répertoire des métiers. Ajoutez l’adresse du siège social de votre établissement et la forme juridique ainsi que le montant du capital social.
- L’adresse de livraison.
- Votre numéro individuel d’identification à la TVA.
- La désignation précise du produit ou du service.
- Le décompte détaillé de chaque prestation ou du produit vendu (quantité et prix).
- Le prix catalogue et la majoration éventuelle de prix.
- Le taux de TVA applicable et la réduction de prix si tel est le cas.
- La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes comprises (TTC).
Si vous êtes en société, vous devez également indiquer le numéro d’immatriculation au RCS (SIRET) suivi de la ville du Greffe, la forme juridique de la société et le montant du capital social.
Si vous avez des doutes sur les éléments qui sont liés à votre client, n’hésitez pas à prendre contact ave lui afin de pouvoir établir une facturation précise et valide.
Une facturation donne droit à la déduction de la TVA lorsqu’elle comporte toutes les mentions imposées par la loi.
L’administration fiscale admet cependant, en pratique, que la seule omission ou inexactitude d’une mention obligatoire n’entraîne pas nécessairement la remise en cause de la validité de la facture, pour autant que l’opération qu’elle vise soit réelle et justifiée.
Cela vise notamment les factures établies par erreurs à un autres nom que celui de l’entreprise (par exemple, au nom du conjoint de l’exploitant plutôt qu’au nom de l’exploitant ou au nom personnel du dirigeant plutôt qu’à celui de la société).
Ces mentions sur pièces comptables sont obligatoires pour pouvoir valider la sincérité des comptes annuels !
Le défaut de conservation des pièces justificatives comptables peut être sanctionné par l’exclusion des charges de la déductibilité.
S’il manque la majorité des pièces justificatives, l’administration peut rejeter la comptabilité entière de l’entreprise.
Le non-respect de la règlementation peut faire l’objet de sanctions fiscales.
Chaque mention obligatoire manquante ou inexacte peut être sanctionnée d’une amande de 15 € par facture non conforme.
En cas de vente sans facture ou de facturation d’opération fictives, votre entreprise encourt une amande égale à 50% du montant de la transaction.